نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی

نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی :‌ آشنایی با روش‌های مبادله و ایجاد ارتباط با دانشگاه‌های خارجی

برای اینکه با نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی آشنا شوید، ابتدا باید هدف خود را از ایجاد ارتباط با دانشگاه مورد نظرتان مشخص است.‌ روش‌های مختلفی وجود دارند که با استفاده از آنها می‌توانید به مبادله اطلاعات با دانشگاه‌های مختلف در سرتاسر جهان بپردازید و با آنها ارتباط برقرار کنید.‌ دانشجویانی که به مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی می‌پردازند ممکن است اهداف گوناگونی را دنبال کنند. برای مثال برخی از افراد به منظور ارسال درخواست اخذ پذیرش تحصیلی‌، دریافت اطلاعات در مورد نحوه پذیرش‌، گرفتن اطلاعات در مورد نحوه دریافت کمک هزینه تحصیلی و شرایط آن‌، پیدا کردن استاد راهنما‌، سوال در مورد برنامه‌های تحصیلی و موقعیت‌های تحقیقاتی و پژوهشی‌ و‌…‌ به مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی می‌پردازند.‌ هر فردی ممکن است‌ هدف خاص خود را از ایجاد ارتباط و مکاتبه با دانشگاه‌های خارجی داشته باشد. شما باید با توجه به هدف و موقعیت‌ خود، در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی روشی را انتخاب کنید که برای شما ساده‌تر باشد و بتوانید هر چه سریع‌تر پاسخ مناسبی را‌ از طرف دانشگاه دریافت کنید.‌ در این مطلب به بررسی نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی و معرفی روش‌های مختلف برای ایجاد ارتباط با دانشگاه‌های خارج از کشور خواهیم پرداخت.‌ اگر شما نیز قصد دارید که با دانشگاه‌های خارج از کشور‌ مکاتبه کنید و آشنایی کافی با نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی را ندارید، این متن را با دقت دنبال کنید و به نکات مطرح شده در این نوشته توجه نمایید.

آشنایی با نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی

همانطور که گفته شد‌ چندین راه وجود دارد که شما می‌توانید به واسطه آنها با دانشگاه مورد نظر خود ارتباط برقرار کنید.‌ طبق آمار و گزارشات ارسال ایمیل یکی از از پرکاربردترین روش‌های ارتباط با دانشگاه‌های خارجی‌ در بین دانشجویان بین‌المللی و داوطلبان ادامه تحصیل در خارج ازکشور است.‌ اما باید به این نکته نیز توجه کرد که همیشه ایمیل بهترین راه حل برای نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی نیست.‌ شما باید به این نکته توجه کنید که آیا تنها یک یا‌ چند سوال جزئی‌ از دانشگاه دارید یا اینکه به دنبال پاسخ برای سوال‌های بیشتری هستید و با توجه به این امر‌ نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی را انتخاب کنید.‌ شما می‌توانید‌ به غیر از ارسال ایمیل از روش‌های دیگری مانند پیام گذاری در شبکه‌های اجتماعی تا ارسال نامه‌های چاپی برای برقراری ارتباط با دانشگاه مورد نظر خود استفاده کنید.‌ در ادامه مطلب شما را با‌ نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی آشنا خواهیم کرد.‌ همچنین‌ نکاتی را که باید در هنگام نامه نگاری و مکاتبه با دانشگاه به آنها توجه کنید،‌ مورد مطالعه و بررسی قرار خواهیم داد.

ارسال ایمیل

همانطور که قبلاً‌ گفته شد‌ نظرسنجی‌ها و آمار نشان می‌دهد که ایمیل محبوب‌ترین و پرکاربردترین‌ نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی به شمار می‌آید.‌ باید به این نکته اشاره کرد که ارسال ایمیل سریع‌تر از نوشتن یک نامه روی برگه است.‌ علاوه بر این، ارسال ایمیل‌ یک روش رسمی‌تر در مقایسه با دیگر روش‌های مکاتبه با دانشگاه، مانند ارسال توییت، به شمار می‌آید.‌ در برخی مواقع ممکن است دانشجویان‌ از مدت زمان انتظار برای پاسخگویی ایمیل ناراضی باشند. با این وجود هنوز هم متداول‌ترین روش برای کسانی که‌ به منظور ارسال درخواست پذیرش تحصیلی با دانشگاه وارد مکاتبه ‌می‌شوند، ارسال ایمیل است.

نحوه نگارش و ارسال درخواست فاند از استاد

 تلفن

برقراری تماس‌های تلفنی فوری‌ترین روش‌ ارتباطی با دانشگاه به شمار می‌آید. به این ترتیب شما می‌توانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن پاسخ سوال خود را با برقراری تماس تلفنی با دانشگاه به دست بیاورید. البته باید به این نکته نیز اشاره کرد که شما باید با مسئول مربوطه و فرد مناسب در دانشگاه تماس بگیرید و تماس خود را در ساعت اداری برقرار نمایید.‌ هنگامی‌ که از تماس تلفنی برای برقراری ارتباط با دانشگاه مورد نظر خود استفاده می‌کنید به یاد داشته باشید که حتماً یک قلم و کاغذ آماده کنید تا اطلاعاتی را که به شما داده ‌می‌شوند، یادداشت نمایید.

فرم تماس آنلاین

استفاده از فرم تماس آنلاین روشی مشابه با ارسال ایمیل است، با این تفاوت که فرم تماس آنلاین در وب‌سایت دانشگاه قرار داده شده و داوطلبان می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.‌ شما می‌توانید فرم تماس آنلاین را از وب‌سایت دانشگاه مورد نظر خود برداشته و تمام اطلاعات مربوط به خود را همراه با‌ سوالی که دارید، در فرم وارد کنید.‌ ممکن است زمان پاسخگویی به فرم تماس آنلاین کند باشد، اما حتماً در نهایت پاسخی دریافت خواهید کرد. در این روش اغلب یک ایمیل‌ با این محتوا برای شما ارسال می‌گردد که تایید درخواست شما دریافت شده است.‌ همچنین‌ معمولاً در این ایمیل قید ‌می‌شود که چه زمانی باید منتظر پاسخ باشید.

شبکه‌های اجتماعی

استفاده از شبکه‌ها و رسانه‌های اجتماعی مانند فیسبوک و توییتر به عنوان یک روش ارتباطی بین دانشجویان و نمایندگان دانشگاه‌های ‌بین‌المللی به شمار می‌آید که در حال رشد سریع است و دسترسی‌ متقابل دانشجویان و دانشگاه‌ها را به صورت سریع‌تر و آسان‌تر فراهم ‌می‌کند.‌ در برخی موارد دانشگاه‌ها برای بهبود این کانال‌های ارتباطی و اطمینان از در دسترس بودن در زمان کوتاه و سریع، سرمایه‌گذاری‌های کلانی را‌ انجام می‌دهند.‌ استفاده از رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی‌ معمولاً‌ سریع‌تر از سایر روش‌های ارتباطی با دانشگاه‌های ‌بین‌المللی است.‌ اما باید به این نکته نیز توجه کرد که‌ مکاتبه با دانشگاه‌های ‌بین‌المللی با استفاده از شبکه‌های اجتماعی ممکن است برای درخواست‌های رسمی ‌یا سوالات مربوط به برنامه‌های تحصیلی خاص مناسب نباشد.

ارسال نامه

ارسال نامه دست نویس یا تایپ شده می‌تواند راه مناسبی برای اطمینان از‌ دریافت پاسخ مورد نظر شما از دانشگاه مربوطه باشد.‌ برای اینکه از این نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی استفاده کنید، باید اطمینان حاصل نمایید که نامه را‌ به بخش یا فرد صحیح‌ در دانشگاه ارسال می‌نمایید. نامه‌ها باید به صورت درخواست‌ها یا سوالات رسمی‌ مربوط به اعضای خاص هیئت علمی‌، در مورد برنامه‌های تحقیقات تخصصی برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی، و‌…‌ باشند.‌ معمولاً زمان پاسخ‌ به نامه ممکن است بیش از یک هفته‌ طول بکشد. اما اگر شما آدرس ایمیل و شماره تلفن را در نامه‌ی خود وارد کنید، ممکن است سریع‌تر از این مدت پاسخ خود را دریافت نمایید.

روش‌های دیگر

از دیگر روش‌های برقراری ارتباط با دانشگاه‌ها می‌توان به حضور‌ در دانشگاه در روز‌های آزاد دانشگاه و شرکت در‌ تورهای بازدید از دانشگاه‌ها‌ مانند تور QS World Grad School اشاره کرد.‌ همچنین روش‌هایی مانند درخواست از دوستانی که از دانشگاه مربوطه فارغ التحصیل شده‌اند، یا خواندن مطالب از وب‌سایت‌های سازمان‌های مشاوره دانشگاه مانند  UCAS‌ در انگلیس یا  CollegeBored‌ در ایالات متحده آمریکا از دیگر روش‌های دریافت اطلاعات در مورد دانشگاه‌های بین‌المللی هستند.

نکات مهم در مورد نحوه ارتباط با دانشگاه خارجی

از چه کسی بپرسیم؟

یکی از نکات مهم در مورد نحوه ارتباط با دانشگاه های خارجی این است که سوال خود را از چه کسی بپرسید.‌ باید به این نکته توجه کرد که هر فرد و بخش از دانشگاه مسئول پاسخ ‌دهی به سوالات مختلفی هستند.‌ بنابراین شما باید بدانید که چه سوالی را از چه کسی یا چه بخشی از دانشگاه بپرسید تا بتوانید پاسخ مناسب را دریافت کنید. با توجه به هدفی که از مکاتبه با دانشگاه مورد نظر دارید باید سوال خود را به بخش مورد نظر ارسال کنید. در ادامه مطلب شما را با سوالات و بخش‌هایی که برای دریافت پاسخ باید با آنها مکاتبه کنید، آشنا می‌کنیم.

اخذ پذیرش تحصیلی از دانشگاه

اگر‌ درخواست اخذ پذیرش تحصیلی خود را مستقیماً به بخش پذیرش دانشگاه ارسال کرده‌اید،‌ ایمیل، نامه،‌ یا هر روش مکاتبه‌ای که حاوی پرسش شما است، باید به منابع انسانی یا کارکنان پذیرش دانشگاه مورد نظر ارسال شود.‌ شما می‌توانید اطلاعات تماس با این گروه‌ها را در وب‌سایت دانشگاه مورد نظرتان را بیابید.

 با این حال در برخی از کشورها‌ ارسال درخواست پذیرش تحصیلی از طریق یک سازمان شخص ثالث انجام می‌گردد. به عنوان مثال در کشور انگلستان درخواست‌های پذیرش تحصیلی به دانشگاه در سطح کارشناسی از طریق‌ سازمانی با عنوان  UCAS‌ انجام ‌می‌شود.‌ بنابراین برای کسب اطلاعات در مورد اخذ پذیرش از دانشگاه‌های کشورهای که به این گونه دانشجو پذیرش ‌می‌کنند، با سازمان مربوطه تماس حاصل فرمایید.‌ در این موارد به احتمال زیاد خود دانشگاه اطلاعات لازم در مورد‌ نحوه پذیرش تحصیلی را نخواهد داشت.

شرایط اپلای برای تحصیل در دانشگاه‌های خارج از کشور

پرس و جو در مورد دانشکده‌ها و مدارس خاص

اگر در مورد یک دانشگاه خواص سوالی دارید که می‌خواهید هر چه سریع‌تر پاسخ آن را دریافت کنید، بهتر است کانال‌های فعال شبکه‌های اجتماعی دانشگاه مورد نظر را به عنوان نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی در نظر بگیرید. برای مثال اگر سوالی در زمینه شرایط اخذ پذیرش تحصیلی و هزینه‌های تحصیل در دانشگاه مورد نظر یا بورسیه‌ها و کمک هزینه‌های تحصیلی اعطاء شده به دانشجویان از طرف دانشگاه دارید، می‌توانید سوالات خود را از طریق شبکه‌های اجتماعی بپرسید. البته ابتدا باید مطمئن شوید که دانشگاه مربوطه دارای شبکه‌های اجتماعی فعال است و سپس از این طریق برای ارسال سوال خود اقدام کنید. امروزه بیشتر دانشگاه‌های ‌بین‌المللی دارای کانال‌های ارتباطی از طریق شبکه‌های اجتماعی اینترنتی هستند. به دلیل توسعه ارتباط از طریق رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی در دنیای آموزش عالی، به احتمال زیاد با مکاتبه به این طریق خواهید ‌توانست هر چه سریع‌تر پاسخ خود را دریافت کنید.

سوالات مربوط به مقطع کارشناسی

اگر به دنبال پاسخ دقیق و آگاهانه درباره یک برنامه تحصیلی در مقطع کارشناسی هستید، می‌توان گفت که ایمیل یکی از بهترین روش‌ها برای مکاتبه با دانشگاه است. شما باید ایمیل خود را به بخش پذیرش دانشگاه یا اعضای هیات علمی برنامه تحصیلی مورد نظر خود ارسال کنید. معمولاً ارسال ایمیل به مدیر گروه، مدیر برنامه تحصیلی، یا یک مدرس ارشد در رشته مورد نظر شما ( بسته به سوال و پرسش مورد نظرتان) نقطه خوبی برای شروع است.

اگرچه باید وقت بگذارید و فکر کنید که دقیقاً ایمیل خود را برای چه کسی ارسال کنید، اما به احتمال زیاد حتی اگر شخص اشتباهی را مورد خطاب قرار دهید، درخواست ایمیل شما به پرسنل صحیح ارسال می‌گردد. پاسخ‌هایی که از طریق ارسال ایمیل دریافت می‌کنید ممکن است کندتر از رسانه‌های اجتماعی باشند. اما با ارسال ایمیلی که دارای اطلاعات مشخصی از شما است، پاسخ دقیق‌تر کارشناسانه‌تری را دریافت خواهید کرد.

سوالات مربوط به مقطع تحصیلات تکمیلی

اگر در مورد مقطع تحصیلات تکمیلی یعنی کارشناسی ارشد و دکترا سوالی دارید، ابتدا باید مطمئن شوید که دانشگاه مورد نظرتان در مورد رشته و تخصص شما برنامه‌های تحصیلی را ارائه ‌می‌کند یا خیر. برای این کار شما باید با دانشکده‌های که در رشته مورد نظر شما به ارائه برنامه‌های تحصیلی می‌پردازند آشنا شوید و اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتری در مورد تخصص آنها دریافت کنید، با آنها ارتباط برقرار نمایید. یک روش خوب برای انجام این کار ارسال ایمیل یا حتی یک نامه است که به دپارتمان و آدرس دانشگاه و هیئت علمی ‌مورد نظر ارسال می‌گردد. خوبی ارسال نامه در این است که به فردی که نامه را دریافت ‌می‌کند این معنا را می‌رساند که شما در مورد برنامه و هدف خود جدی هستید.

چه سوالی بپرسیم؟

اینکه چه سوالی از دانشگاه بپرسید ممکن است بدیهی به نظر برسد. با اینحال دانستن این که دقیقا چه می‌خواهید بپرسید، قبل از پرسیدن و مکاتبه با دانشگاه بهترین راه برای اطمینان از دریافت پاسخ قطعی و مفید است.

در برخی موارد پاسخ سوال مورد نظر شما به صورت آنلاین در دسترس خواهد بود. به عنوان مثال ممکن است جواب سوال خود را در بخش سوالات متداول یا سایر بخش‌های وب‌سایت دانشگاه بتوانید مشاهده کنید. بنابراین قبل از پرسیدن سوال خود مطمئن شوید که مطالعه اطلاعات وب‌سایت دانشگاه مورد نظر را به صورت کامل انجام داده‌اید، برای اینکار بهتر است به بخش سوالات رایج مراجعه کنید. این کار شانس عدم دریافت پاسخ را کاهش می‌دهد و اطمینان می‌دهد سوالی را نمی‌پرسید که قبلاً میلیون‌ها بار توسط افراد دیگر پرسیده شده و پاسخ آن مشخص است.

با این وجود اگر تصمیم گرفتید که شخصاً با دانشگاه تماس بگیرید مطمئن شوید که با بخش صحیح ( پذیرش عمومی‌، شهریه‌، برنامه‌های ‌بین‌المللی‌ و غیره) مکاتبه می‌کنید و تا آنجا که ممکن است اطلاعات بیشتری در مورد خود از جمله نام کامل، آدرس، رشته و مقطع تحصیلی، و اطلاعات مفید جزئی‌تر مانند تاریخ شروع تحصیلات و‌… را به آنها بدهید.

چه موقع بپرسیم؟

یکی دیگر از نکات مهم در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه های خارجی این است که چه موقعی اقدام به ایجاد ارتباط با دانشگاه مورد نظر بپردازید. اگر سوالی در رابطه با درخواست اخذ پذیرش دانشگاهی دارید بهتر است قبل از مهلت ارسال درخواست اخذ پذیرش تحصیلی سوال خود را پرسیده و پاسخ آن را دریافت کرده باشید. در واقع بازه زمانی که دانشگاه برای ارسال درخواست اخذ پذیرش تحصیلی تعیین ‌می‌کند شلوغ‌ترین زمان برای کارکنان پذیرش دانشگاه و همچنین سازمان‌های اخذ دانشجویان بین‌المللی خواهد بود. بنابراین احتمال اینکه سوال شما به موقع پاسخ داده نشود بیشتر است.

نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش :‌‌‌ راهنمای نوشتن‌‌‌ ایمیل به استاد برای اخذ پذیرش تحصیلی

عدم ارسال ایمیل در زمان‌های شلوغ و پیک کاری

در عوض اطمینان حاصل کنید که سوالات خود را همانطور که به آنها فکر می‌کنید، ترجیحاً چند ماه قبل از تاریخ‌های خاص که می‌دانید بخش پذیرش دانشگاه شلوغ است و امکان دریافت پاسخ سریع نیست ارسال نمایید. به عنوان مثال مطرح کردن سوال در طول تعطیلات دانشگاهی‌، زمان اعطاء بورسیه‌ها و وام‌های دانشجویی‌، زمان پذیرش دانشجویان‌، زمان انتخاب واحد و‌… از جمله بازه‌های زمانی هستند که امکان دریافت پاسخ سریع در آنها کاهش می‌یابد. باید به این نکته توجه کرد که برخی از دانشگاه‌ها محدودیت‌هایی در تعداد درخواست‌های ایمیل برای هر دانش آموز در هر هفته دارند. بنابراین اگر درخواست خود را از طریق ایمیل ارسال می‌کنید مطمئن شوید که مهم‌ترین سوالات خود را ترجیحاً در یک ایمیل قید کرده‌اید و آنها را به صورت منسجم در یک ایمیل به صورت واضح و روشن ارسال می‌کنید.

در صورتی که شما قبلا با دانشگاه خارجی مکاتباتی داشته‌اید و موفق شده‌اید که از طریق مکاتبه و ایجاد ارتباط با دانشگاه، اخذ پذیرش تحصیلی بگیرید یا جواب سوال خود را دریافت نمایید، خوشحال می‌شویم که نظرات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید. همچنین اگر سوالی در مورد نحوه مکاتبه با دانشگاه خارجی دارید می‌توانید آن را مطرح کرده و از مشاوره و راهنمایی‌های کارشناسان و مشاوران ما بهره مند شوید.

منبع: topuniversities