ایمیل رسمی به استاد : نحوه نوشتن ایمیل رسمی به استاد
برای تمامی دانشجویان مواقعی پیش می‌آید که لازم می‌شود ایمیل رسمی به استاد ارسال نمایند. نگارش ایمیل رسمی به استاد با نوشتن ایمیل معمولی تفاوت‌هایی دارد که باید به آنها توجه کنید. ممکن است شما برای بسیاری برای دوستان یا اعضای خانواده خود ارسال نمایید. اما باید گفت که آداب و رسوم نگارش ایمیل رسمی اغلب آموزش داده نمی‌شود و در صورتی که بخواهید ایمیل رسمی به استاد ارسال کنید، ممکن است سوالات بسیاری برای شما پیش بیایند. در این نوشته به بررسی نحوه نوشتن ایمیل رسمی به استاد و نکاتی که در هنگام نگارش ایمیل باید به آن توجه کنید، اشاره خواهیم کرد. اگر می‌خواهید خود را برای تحصیل در یک محیط آکادمیک و برقراری ارتباط رسمی با اساتید آماده کنید و با نحوه نگارش ایمیل رسمی به استاد آشنا شوید، این مطلب را با دقت دنبال کنید.
نحوه نگارش ایمیل رسمی به استاد
چند نکته مهم در مورد نگارش ایمیل رسمی به استاد وجود دارد که باید مورد توجه و رعایت قرار بگیرند. ایمیلی که برای استاد می‌فرستید باید رسمی و کوتاه بوده و محتوای آن منظور شما را به وضوح برساند. در این قسمت شما را با مراحل نگارش ایمیل رسمی و نکات مهم در هنگام نوشتن ایمیل آشنا می‌کنیم.
نمونه ایمیل به استاد برای پذیرش : راهنمای نوشتن ایمیل به استاد برای اخذ پذیرش تحصیلی
نحوه سلام دادن در ایمیل رسمی به استاد
در نگارش ایمیل رسمی نوشته‌های خود را با عبارت استاد عزیز Dear Professor یا سلام Hello آغاز کنید. این یکی از آداب ایمیل رسمی است که حتماً باید رعایت شود. به کار بردن کلمات و عبارت‌هایی که منظور سلام را می‌رسانند اما غیر رسمی هستند در این موارد توصیه نمی‌شود. برای مثال بسیاری از اساتید Hi را غیر رسمی می‌دانند.
وارد کردن نام و عنوان استاد
پس از سلام دادن باید عنوان و نام استاد را وارد کنید. ممکن است به نظر شما این امر بیش از حد رسمی به نظر برسد، اما این یکی از نکات مهم برای ادای احترام به استاد و موقعیت آموزشی او است. حذف عنوان یا استفاده از عنوان نادرست می‌تواند ناخواسته باعث آزردگی خاطر استاد شما شود. اساتید دانشگاهی را به عنوان استاد یا دکتر باید خطاب کرده و نام خانوادگی آنها را نیز قید کرد. به این نکته دقت کنید که قبل از وارد کردن نام، املای درست نام استاد را بررسی کرده و آن را به صورت صحیح در ایمیل قید کنید.
معرفی خود
باید به این نکته توجه کرد که بسیاری از اساتید صدها دانشجو دارند و ممکن است برای به خاطر آوردن شما نیاز به پیش زمینه و معرفی داشته باشند و به این ترتیب بتوانند به سوال شما پاسخ دهد. به خصوص اگر اولین بار است که به استاد خود ارسال می‌کنید، باید به این نکته توجه بسیاری داشته باشید. ساده‌ترین راه برای کمک به اساتید در تشخیص اینکه شما چه کسی هستید این است که به آنها بگویید در کدام یک از کلاس‌های آنها حضور دارید و کلاس شما در چه روزهایی برگزار می‌شود. در صورتی که مطمئن هستید استاد شما را می‌شناسد، می‌توانید این قسمت را را در ایمیل حذف کنید.
کوتاه و مختصر بنویسید
اساتید ایمیل‌های بسیاری دریافت می‌کنند. مطالعه یک ایمیل طولانی می‌تواند برای استاد وقت گیر و خسته کننده باشند. بنابراین مطمئن شوید که درخواست خود را در ایمیل به صورت دقیق اما ساده، کوتاه، و مختصر بیان می‌کنید. سوال خود را بسیار واضح بیان کنید تا استاد مجبور نباشد چندین بار ایمیل شما را بخواند تا بفهمند که چه می‌خواهید. به صورت کلی، ایمیل به معنای ارتباط کوتاه مدت است. بنابراین ایمیل شما باید یک پاراگراف یا حتی کمتر از آن باشد. مطلبی که نتوانید آن را در یک ایمیل بیان کنید، به احتمال زیاد موضوعی است که به یک جلسه حضوری نیاز دارد. در صورتی که ایمیل شما کوتاه و مختصر باشد و منظور خود را بتوانید به خوبی در آن پیام انتقال دهید، احتمال آن زیاد است که استاد سریعاً به ایمیل شما پاسخ دهد. در حالی که بسیاری از افراد در مواجهه با ایمیل‌های طولانی به دلیل کمبود وقت مطالعه و خواندن آن را به وقت دیگری موکول می‌کنند.
چگونه استاد برای اپلای پیدا کنیم : راهنمای پیدا کردن استاد راهنما برای اخذ پذیرش تحصیلی
استفاده از یک موضوع واضح
باید به این نکته توجه کنید که ایمیل شما حتماً دارای یک عنوان باشد. داشتن عنوان به شما کمک می‌کند که ایمیل شما وارد بخش پوشه یا هرزنامه نشود. عبارتی که در قسمت موضوع ایمیل وارد می‌کنید باید ساده بوده و محتوای ایمیل شما را به خوبی منعکس کند. به عنوان مثال اگر ایمیل را به منظور درخواست قرار ملاقات نگارش می‌کنید عنوان شما می‌تواند با عبارت ” درخواست جلسه ملاقات ” Meeting Request بیان شود.
حرفه‌ای و رسمی باشید
شما با استادتان یک رابطه حرفه‌ای و رسمی دارید که ایمیل شما باید منعکس کننده‌ی آن باشد. این بدان معنا است که شما باید کلمات را به صورت کامل و صحیح نگارش دربیاورید و هنگام نوشتن پیام‌ها از دستور زبان مناسب و گرامر صحیح استفاده کنید. هنگام نوشتن ایمیل رسمی به استاد از وارد کردن شکلک خودداری کنید. شکلک‌ها هیچ جایگاهی در نگارش ایمیل‌های رسمی و حرفه‌ای ندارند. قبل از ارسال ایمیل نوشته خود را مورد مطالعه و بررسی قرار دهید تا اشتباه تایپی در آن وجود نداشته باشد. همچنین باید از ذکر کردن اطلاعات شخصی غیر ضروری در ایمیل خود جلوگیری کنید. به عنوان مثال اگر کلاسی را از دست داده‌اید، درست نیست که جزئیات دلیل آن را بیان کنید. زندگی شخصی شما به رابطه شغلی شما با استاد ارتباطی ندارد.
آموزش نحوه نگارش و ارسال ایمیل به استاد برای اپلای
ارسال از طریق ایمیل دانشگاهی
در صورتی که می‌خواهید برای استاد خود یک نامه رسمی بفرستید بهتر است آن را از آدرس ایمیل دانشگاهی خود ارسال کنید. ارسال ایمیل دانشگاهی باعث می‌شود که ایمیل شما حرفه‌ای‌تر و رسمی‌تر به نظر برسد. از طرف دیگر ارسال ایمیل دانشگاهی باعث می‌شود که ایمیل شما از طریق فیلتر اسپم دانشگاه تضمین شود. آدرس ایمیل دانشگاهی شما به استاد نشان می‌دهد که شما یکی از دانشجویان آنها هستید. بنابراین استاد پیام شما را با رسمیت و جدیت بیشتری دریافت خواهد کرد.
نحوه پایان دادن به ایمیل
ایمیل را با امضای خود که شامل وارد کردن نام و نام خانوادگی شما است به پایان برسانید. وارد کردن یک عبارت تشکر ساده مانند Sincerely یا Thanks به همراه نام شما می‌تواند بهتر باشد. در صورتی که ایمیل را با ایمیل دانشگاهی می‌فرستید و ایمیل شامل نام کامل شما نیست، ممکن است بخواهید نام و نام خانوادگی خود را در قسمت ساین آف سیستم وارد کنید. این کار باعث می‌شود که استاد بتواند شما را در سیستم خود به راحتی پیدا کند.
ضرورت ارسال ایمیل
قبل از نگارش و ارسال ایمیل به این موضوع توجه کنید که آیا می‌توانید جواب سوال خود را در جای دیگری نیز پیدا کنید؟ به عنوان مثال گاهی اوقات می‌توانید جواب سوال خود را با سوال کردن و گرفتن اطلاعات ازاستاد خودداری کنید.
همچنین به این نکته توجه کنید که آیا راه دیگری برای برقراری ارتباط با استاد وجود دارد یا خیر. در صورتی که شما می‌توانید بعد از کلاس یا در ساعات اداری به صورت حضوری با استاد خود مکالمه کنید و به او دسترسی دارید، بهتر خواهد بود که به جای نگارش ایمیل درخواست خود را به صورت حضوری با او بیان کنید. به این نکته توجه کنید که رد کردن درخواست شما هنگامی که فقط ایمیل ارسال می‌کنید بسیار راحت‌تر خواهد بود. در حالی که در صورت ایجاد ارتباط حضوری می‌توانید خواسته خود را روشن‌تر بیان کرده و نتیجه بهتری بگیرید.
بررسی لحن پیام
هنگام نگارش ایمیل به لحن پیام خود دقت کنید. پیامی که در ایمیل رسمی به استاد به نگارش در می‌آید باید دارای لحن محترمانه و رسمی باشد. جملات خود را مورد کنترل و بررسی قرار دهید تا عبارت یا جمله‌ای وجود نداشته باشد که بتوان آن را به غلط تفسیر کرد. به این نکته توجه کنید که استاد برای خواندن ایمیل شما وقت می‌گذارد. بنابراین ایمیل شما باید بیانگر نوعی تشکر نیز باشد.
در شرایطی که یک مشکل اورژانسی برای شما به وجود آمده است از عبارت فوری و اورژانسی Urgent در ایمیل خود استفاده کنید. تاکید می‌شود که این کلمه را تنها در مواقعی که واقعاً شرایط شما اورژانسی است در نامه رسمی به استاد به کار ببرید.
به کار بردن فونت رسمی
علاوه بر این که دستور زبان و املای ایمیل شما باید صحیح باشد لازم است که فونت رسمی و حرفه‌ای برای نگارش ایمیل رسمی به استاد استفاده کنید. فونت‌های Helvetica, Arial و Times New Roman فونت‌های رسمی و حرفه‌ای به شمار می‌آیند. بنابراین بهتر است که این قلم‌ها را برای نگارش ایمیل رسمی به استاد به کار ببرید. باید به این نکته توجه داشته باشید که پیام شما باید به راحتی قابل خواندن باشد.
ضرورت ارسال ایمیل رسمی به استاد
وقتی که شما ایمیلی به استاد مد نظر خودتان ارسال می‌کنید، باید این نکته را مد نظر داشته باشید که با یک استاد آکادمیک در ارتباط هستید و باید به صورت آکادمیک برخورد کنید. بنابراین سعی کنید براساس آموزه‌های مطرح شده اقدام به تدوین و ارسال ایمیل به استاد مد نظرتان بکنید تا نتیجه مطلوب را بگیرید.
اگر نکته‌ای در مورد نحوه نگارش ایمیل رسمی به استاد در ذهن دارید یا سوالی در این مورد برای شما پیش آمده است، می‌توانید آن را مطرح کرده و از راهنمایی‌های مشاوران و کارشناسان ما کمک بگیرید.
منبع: academicpositions
